Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

2. Données personnelles collectées

Nous collectons les catégories de données suivantes :

3. Finalités du traitement

Vos données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

• Création et gestion de votre compte utilisateur
• Fourniture des services de gestion comptable et financière
• Synchronisation bancaire et catégorisation des transactions
• Génération de factures, devis et documents comptables
• Gestion de la relation client et support technique
• Facturation et gestion des abonnements
• Amélioration de nos services et de l'expérience utilisateur
• Envoi de communications relatives à nos services (avec votre consentement)
• Respect de nos obligations légales et réglementaires

4. Base légale du traitement

Nous traitons vos données sur les bases légales suivantes :

• Exécution du contrat : traitement nécessaire à la fourniture de nos services
• Consentement : pour les communications marketing et certains cookies
• Intérêt légitime : amélioration de nos services, sécurité informatique
• Obligation légale : conservation des données de facturation

5. Destinataires des données

Vos données peuvent être partagées avec :

• Notre équipe interne : personnel habilité des services techniques, support et administratif
• Nos sous-traitants techniques : hébergement (Cloudflare, Supabase), paiements (Stripe), synchronisation bancaire (Powens), envoi des e-mails (Resend), lecture et classement des justificatifs (Anthropic)
• Votre expert-comptable : si vous choisissez de partager l'accès
• Autorités compétentes : en cas d'obligation légale

Nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers.

6. Intelligence artificielle et assistants connectés

Fonctions d'IA de Docix

Pour lire vos justificatifs et proposer leur classement, Docix transmet le fichier concerné ou le libellé de l'opération à Anthropic, qui les traite pour notre compte, uniquement pour cette tâche. Anthropic n'utilise pas les données reçues par son API pour entraîner ses modèles. Quand la lecture gratuite d'une facture échoue, seul son texte est envoyé à Anthropic, avec les IBAN masqués ; pour un scan ou une photo sans texte lisible, c'est l'image elle-même qui est envoyée ; vous pouvez désactiver cette lecture par IA dans les réglages de votre société. Si vous branchez votre propre clé (Anthropic, OpenAI ou OpenRouter) à l'assistant de Docix, vos échanges avec l'assistant passent par ce fournisseur, selon votre contrat avec lui.

Assistant intégré à Docix

• Conversations : les échanges avec l'assistant de Docix (questions, réponses, actions demandées) sont enregistrés 90 jours, puis effacés automatiquement. Ils servent à corriger les erreurs de l'assistant et à améliorer ses guides. Seule l'équipe de Docix y a accès.
• Avis : le pouce levé ou baissé et le commentaire que vous laissez sous une réponse sont rattachés à la conversation et effacés avec elle.
• Leçons anonymes : d'une conversation ratée, l'équipe de Docix peut tirer une consigne générale pour l'assistant (par exemple « vérifier l'avoir avant la facture »). Elle est relue à la main avant d'être utilisée et ne contient ni nom, ni montant, ni numéro qui permette de reconnaître une société ou une personne.
• Mémoire de la société : quand vous le confirmez, l'assistant retient une préférence pour les conversations suivantes (par exemple « relancer à 15 jours »). Vous la consultez et l'effacez dans Paramètres › Intelligence artificielle ; elle est supprimée avec la société.
• Aucun entraînement de modèle : ni vos conversations ni vos documents ne servent à entraîner un modèle d'IA, chez Docix comme chez Anthropic.

Assistants connectés (Claude, ChatGPT, Cursor…)

Vous pouvez relier un assistant d'IA à Docix par le protocole MCP. Voici ce qui s'applique :

• Accès sur autorisation : l'assistant n'accède à rien tant que vous ne l'avez pas autorisé sur une page de Docix, où vous choisissez les sociétés qu'il peut voir. Il agit avec vos droits, jamais plus : un accès en consultation seule reste en lecture seule.
• Données transmises : Docix renvoie à l'assistant les seules informations demandées par chaque action (pièces, opérations bancaires, factures, totaux). Docix ne reçoit pas vos conversations.
• Votre accord pour agir : émettre ou envoyer une facture, rapprocher, classer ou supprimer demande votre confirmation explicite dans la conversation.
• Journal : chaque action est enregistrée (assistant, société, nom de l'action, date, résultat), sans le contenu échangé. Vous le consultez dans Paramètres › Intelligence artificielle.
• Déconnexion : dans Paramètres › Intelligence artificielle, « Déconnecter » retire l'accès de l'assistant immédiatement.

Une fois reçues par l'assistant, ces informations sont traitées par son éditeur (Anthropic pour Claude, OpenAI pour ChatGPT, Anysphere pour Cursor), selon sa propre politique de confidentialité.

7. Transferts internationaux

Vos données sont principalement stockées au sein de l'Espace Économique Européen (EEE). Lorsque des transferts vers des pays tiers sont nécessaires (notamment vers les États-Unis pour certains prestataires), nous nous assurons que des garanties appropriées sont en place :

• Clauses contractuelles types de la Commission Européenne
• Certification au titre du EU-US Data Privacy Framework
• Décisions d'adéquation de la Commission Européenne

8. Durée de conservation

Vos données sont conservées pendant les durées suivantes :

9. Vos droits

Conformément au RGPD et à la législation britannique sur la protection des données, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : corriger vos données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données
• Droit à la limitation : restreindre le traitement de vos données
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données
• Droit de retirer votre consentement : à tout moment pour les traitements basés sur le consentement

Pour exercer vos droits, contactez-nous à : [email protected]

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente (ICO au Royaume-Uni, CNIL en France).

10. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS) et au repos
• Authentification sécurisée et gestion des accès
• Sauvegardes régulières et redondantes
• Surveillance et détection des intrusions
• Formation du personnel à la sécurité des données
• Audits de sécurité réguliers

11. Cookies

Notre site utilise des cookies pour :

• Cookies essentiels : nécessaires au fonctionnement du site (authentification, sécurité)
• Cookies analytiques : mesure d'audience et amélioration du service
• Cookies de préférences : mémorisation de vos choix

Vous pouvez gérer vos préférences de cookies via les paramètres de votre navigateur.

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou via une notification dans l'application. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.

13. Contact

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou vos données personnelles, contactez-nous :